ACFE

Servicios de reclutamiento, outsourcing de personal y administración de nómina

Organízate para trabajar… ¿por dónde comenzar?

Alejandra Aranda http://empleo-mexico.universiablogs.net

Es lunes por la mañana, inicio de semana laboral, y entre las mil cosas que estás pensando lo que menos te preocupa es qué será lo primero que vas a hacer al llegar a la oficina.

 

Después de evadir el tráfico de camino a tu trabajo por fin llegas, te sirves un rico café para despertar y te sientas frente al escritorio, de repente tu mente se pone en blanco y ahora sí, lo único que te preguntas es: ¿por dónde empiezo?

 

Planear, agendar y estructurar las cosas que tengas por hacer puede ser muy complicado y más si no cuentas con alguna persona que te eche la mano para organizarte. No necesitas demasiadas herramientas y mucho menos una gran inversión para poder establecer un orden en tu día a día, y si bien te va, éste durará toda la semana y tal vez se vuelva un buen hábito para el resto de tu vida laboral.

 

A continuación te damos algunos tips que pueden ser un buen inicio para que no pierdas citas importantes, no dejes de hacer ninguno de tus pendientes o encuentres rápidamente los documentos que necesitas para realizar tus actividades.

 

Lo básico

 

Por imposible o inútil que parezca, el elemento básico para que puedas llevar un orden en tu trabajo, sea cual sea tu ocupación, es que anotes tus pendientes. En estos tiempos tan acelerados y aunque cuentes con una memoria privilegiada, la dinámica diaria y la gran cantidad de información que recibes, muchas veces impide que tengas presente todo aquello que tienes que resolver.

 

No lo olvides, ¡anota!


Arma un cronograma de reuniones

 

Si tu agenda está diariamente saturada por reuniones a las que te invitan: que si la de planeación mensual, la de seguimiento de proyectos, la de definición de estrategia de un nuevo producto, etc., y además se te dificulta cumplir con todas, te recomendamos lo siguiente:


-En cuanto te propongan una reunión, revisa si la hora y el día en el que se llevará a cabo tienes tiempo; además, verifica que por lo menos una hora antes y una después no tengas ningún otro compromiso, eso te ayudará a tener un margen de tiempo por si tu junta se alarga o tienes que desplazarte. Por ejemplo: te convocan a una cita el miércoles a las 11:30 am., asegúrate de que no tengas compromisos importantes entre las10 y las12:30; si es así, podrás avisar que llegarás tarde o que no podrás asistir.

 

-Cuando te llamen para participar en una reunión, te recomendamos que preguntes sobre qué trata, cuál será tu participación y si tienen una duración aproximada de la junta. Estos tres elementos te ayudarán a planear bien tu intervención o hasta definir si es un tema en el que sea indispensable que participes. Una vez que sepas de qué tratará la reunión, cuánto dura y cómo participarás, podrás elaborar el material que necesites o  investigar la información que vayas a utilizar.

 

-Aunque muchas juntas son para tratar temas importantes y tomar decisiones, el tiempo que se invierte en ellas puede que sea vital para resolver otros pendientes de tu trabajo; si crees que por asistir a una reunión, y después de analizar los puntos anteriores, no lograrás atender otras cosas que tienes que hacer y que también son importantes, platícalo con tu jefe directo y evalúen juntos si es necesario que asistas a la reunión.

 

Qué utilizar

 

Muchos creen que las agendas de papel (también llamadas de escritorio) están pasadas de moda, pero para algunos pueden resultar funcionales y son ideales para aquellos que no se llevan tan bien con la tecnología.

 

Si eres de los que está a la vanguardia y lo tuyo son los gadgets y smartphones, una Blackberry, un iPhone o iPad, te dan la posibilidad de sincronizar los pendientes que anotes, por ejemplo, en tu Outlook, con la agenda de alguno de estos aparatos, y además te ayudarán recordándote de las citas importantes si les asignas una alarma.

 

Crea una lista de cosas por hacer

 

Reportes, cotizaciones, redactar una nota, buscar información que te pidió el jefe, llamadas, etc., resultan ser el pan de cada día, actividades que normalmente tienen un periodo de entrega establecido y que depende de ti que se lleven a cabo.

 

Es común que si tu carga de trabajo es mucha, por error dejes pasar algunos de tus pendientes; para que eso no suceda a continuación te sugerimos acciones para que armes una lista de cosas por hacer.


-Cada vez que llegues a la oficina y comiences tu día laboral, tómate 10 minutos para recordar qué tienes que entregar para ese día; revisa tu correo electrónico para saber si tienes algo importante que resolver a la brevedad y consulta con tu jefe si necesita que hagas alguna actividad con urgencia. ¿Tomaste nota?, bueno, te recordamos que anotar será importante, no podemos confiar del todo en nuestra memoria.

 

-Ya que tengas claro lo que tienes que resolver para el mismo día, revisa tus proyectos a mediano y largo plazo; es importante que anotes fechas de entrega y sobre todo prioridades.

 

-Si no estás seguro de algún dato o de cómo hacerlo, no te sientas en desventaja al preguntarle a tu jefe, finalmente es el que te supervisa y tu tendrás mayor tranquilidad al re confirmar qué y para cuándo tienes que entregar lo que se necesita.
No te compliques la vida, anota lo indispensable para que puedas darle seguimiento fácilmente y marca con algún color lo que vayas terminando.

 

Qué utilizar


Puedes ocupar desde un cuaderno en el que lleves el control como en la escuela (sí, anotando la fecha en la que estás escribiendo los pendientes), post-it o hasta un pizarrón blanco, en el que por día actualices tus cosas por hacer, puedes borrar lo que vayas terminando y acomodar lo que aún te falte.

 

Archiva tus documentos

 

Si tu escritorio es un caos, buscas un documento y no lo encuentras, es necesario que consideres un sencillo sistema para archivar lo que se utiliza de vez en cuando y tener a la mano los papeles que con más frecuencia puedes necesitar.

 

Depura. Es importante que te des tiempo para hacer una revisión minuciosa de todos los documentos que tengas en tus cajones y sobre tu escritorio, esto te ayudará a que de entrada sepas cuáles son los papeles que tienes, seguramente encontrarás esa factura que habías perdido, reportes, o la cotización de hace un año que tu proveedor te envío; si son cosas que ya no necesitas, lo más recomendable es que te deshagas de ellas. Si manejas documentos importantes o de carácter confidencial, pero que ya no ocuparás, puedes triturarlos y así te quedarás con la tranquilidad de que nadie podrá revisar esa información.

 

Clasifica. Una vez que depuraste y ya conservas los documentos que realmente necesitas, te sugerimos que los clasifiques. Por ejemplo, si administras papeles de diferentes clientes, o de proyectos particulares o productos, puedes crear carpetas específicas para cada uno de ellos. Dentro de la misma carpeta, podrás utilizar separadores por mes o por año, dependiendo de la cantidad de información que tengas al respecto.

 

Archiva. Ya con tus documentos clasificados, la clave para que estos se mantengan en orden y no te causen conflicto, será que los archives. Determina cuáles utilizas con mayor frecuencia y cuáles únicamente es necesario que conserves en el archivo muerto. Los que no vayas a ocupar tan seguido los puedes guardar en cajas o si tu escritorio tiene cajones ahí podrás tenerlos. Aquellos papeles que necesites más a la mano, te recomendamos que los ubiques sobre tu escritorio o en tu primer cajón.

 

Qué utilizar

 

Puedes ocupar desde cajas de cartón, archiveros de metal, folders o charolas para escritorio.

 

Como verás, el que tu día y tu lugar de trabajo queden ordenados y esto te facilite realizar las actividades que te asignen, no es tan complicado; lo que más necesitas es tiempo, disposición y constancia.